Наверняка вы не раз задумывались о том, как можно сэкономить на офисном оборудовании. Но как это сделать, если бизнес растет, появляются новые задачи, расширяется штат сотрудников? Покупка нового «железа» или отдельных программ просто необходима, скажете вы.

Office 365 — инструмент, который прекрасно справляется с этой задачей. И это не только привычный нам офисный пакет Word, Excel, PowerPoint и пр. Он включает еще более 30 мощных инструментов. По факту это единая экосистема, которая закрывает все процессы в компании: и хранилище данных, и корпоративный сайт, и анализ любых данных, и инструмент совместной мобильной работы над документами, который нужен практически любой команде.

Евгений Андрейчук, эксперт компании Softline по решениям Microsoft, назвал 10 причин, почему вам стоит проявить инициативу и рассмотреть новый подход к организации рабочего процесса с Office 365.

---

 

Евгений Андрейчук,

эксперт компании Softline по решениям Microsoft

 

1. Отказ оборудования и потеря данных

Полдня готовили важный отчет и, как назло, завис компьютер. А еще хуже — вовсе отказал жесткий диск, на котором хранились все рабочие документы. Что делать, чтобы не потерять данные? Конечно, делать копии, про которые, как правило, мы вспоминаем в последний момент.

Или распространенный пример из практики. Сотрудник уволился, но у него сохранились доступы к корпоративным данным. С Office 365 вы не беспокоитесь о потере информации — просто удаляете лицензию и отключаете одну учетную запись. Кстати, в 2017 году в более, чем 69% случаев виновниками утечек информации были именно сотрудники компаний.*

Случится может всякое, но Office 365 дает вам уверенность, что вы никогда не потеряете данные. Ваши документы и приложения хранятся на защищенном сервере в облаке, где автоматически создаются резервные копии.

*по данным SearchInform, итоги результативности информационной безопасности российских компаний за 2017 год.

2. Оставайтесь всегда на связи и работайте, что бы ни случилось

В минском офисе Softline работает около 100 человек. Сотрудники достаточно проактивны — иногда даже не появляются в офисе из-за большого количества встреч с клиентами и партнерами. Тем не менее они успешно работают, иногда прямо на ходу.

Мы используем приложения Office 365, которые доступны из облака и с любого устройства, поэтому оперативно можем проверить почту, ответить на сообщения в мессенджере, обновить документы, отправить счет-фактуру и пр. Необходимые материалы всегда под рукой, и мы всегда на связи.

Если смартфон разрядился, а появилась срочная задача, то получить доступ к своим документам можно и с чужого компьютера через браузер. Достаточно одного ̶й̶ ̶т̶а̶б̶л̶э̶т̶к̶и̶  интернета!

3. Совместная работа с документами

Появилась новая идея для проекта? Создайте отдельную группу в приложении Teams, добавьте участников, необходимые файлы, референсы и работайте над ней с коллегами в режиме онлайн. Обменивайтесь и редактируйте документы, согласовывайте дизайн-макеты, изучайте предложения от поставщиков, настраивайте ботов, общайтесь в личном чате группы, используйте бесплатные видео и аудио-звонки ВМЕСТЕ! Для всех документов есть настройка разных уровней доступа и вы легко можете поделиться идеями с руководителем или другими коллегами. По сути, вы создаете собственное пространство для своей команды и проекта.

Или такой случай. На вашу почту приходят ветки писем вида «:RE: RE: FWD RE: RE». Где искать актуальную версию файла? Непонятно. С облачным приложением OneDrive вам больше не придется отправлять друг другу файлы по электронной почте и путаться в версиях — под рукой всегда будет актуальный документ.

4. Бесплатная корпоративная связь

Часто ездите в командировки за границу? Или являетесь представителем международной компании? Teams вам в помощь. Приложение Microsoft Teams — это ключевой компонент Office 365. Кроме чата, встреч, заметок, задач, решение объединяет в себе и весь функционал знакомого Skype. Поэтому вы вообще не тратите деньги на звонки. Аудио, видео-звонки, презентации, онлайн-конференции, запись видео — и все это бесплатно.

Стартапы, выгода очевидна для вас особенно.

 

5. Повышение продуктивности

Какие инструменты вы используете ежедневно в вашей работе? Наверняка это почта, корпоративный чат, онлайн-хранилище или «облачный диск», офисные приложения Word, Excel, возможно внутренняя CRM-система.

Из-за частого переключения между задачами продуктивность снижается на 40%. Вы можете выполнять свою работу легче. Office 365 объединяет все ваши инструменты в одно целое и дает возможность привязать к этой платформе еще и собственную систему (например, Jira). Работа в единой экосистеме экономит массу времени, повышает личную продуктивность и эффективность работы команды.

6. Подключение партнеров в рабочий процесс

Наверняка вам приходилось «на ходу» проверять макеты от внештатного дизайнера или согласовывать документы от подрядчиков через Viber, WhatsApp или по почте.

В приложении Teams вы можете создать команду и подключить в нее внешних партнеров (подрядчиков). Ставите им задачу, обсуждаете правки, принимаете результат. Удобно! Тем более все это доступно с телефона.

7. Безопасность бизнеса и защита от вредоносных программ

Чаще всего вирусы прилетают через почту, особенно если вы пользуетесь стандартными почтовыми сервисами Gmail, Яндекс, Mail.ru. Вирус может уничтожить все — 1С, документы, базу данных, зашифровать все диски. Хорошо, если компания большая, настроена защита периметра и в команде есть сисадмин, который оперативно устранит проблему. У малого бизнеса не всегда есть такие возможности.

Внедрить эффективную систему безопасности достаточно дорогое удовольствие. Можно сэкономить с Office 365. Например, в почте Exchange по умолчанию есть 2−3 встроенных антивируса. Azure Information Protection защищает от небезопасных вложений, фишинговых атак, угроз нулевого дня, когда вирус пишется под определенную компанию. Кроме того, в Office 365 встроена система многофакторной аутентификации.

Специальная встроенная функция предотвращает утечку данных и ошибочную отправку конфиденциальной информации посторонним лицам. То есть, никто не сможет прочитать корпоративный документ за пределами компании.

8. Автоматизация бизнес-процессов

Все хотят автоматизировать бизнес. Как это сделать, с чего начать? Обычно происходит так. Компания покупает специальную программу для автоматизации какого-либо процесса. Начинает ее внедрять и сталкивается с тем, что большинство сотрудников не хотят принимать новое решение: приходится переносить данные, новый интерфейс кажется сложным и неудобным. Куда привычнее работать в любимой Excel.

В приложениях Office 365 все интуитивно понятно и удобно. Тем более мы ежедневно работаем с ее офисным пакетом.

Пример. Как происходит согласование документов в вашей компании? Наверняка через почту. Но с Office вы можете автоматически согласовывать договоры и заявки. Настраиваете пуш-уведомления. При получении нового документа на согласование автоматически поступает уведомление на смартфон либо в почту.

С приложением Flow вы можете собирать данные из социальных сетей. Отслеживайте упоминания о вашей компании в Facebook, Instagram, twitter по ключевым словам, получайте уведомления по таким событиям, и собирайте все эти данные (комментарии, отзывы клиентов и пр.) для дальнейшего анализа.

И это всего пару примеров. Инструменты Office помогут автоматизировать гораздо больше внутренних процессов.

9. Будьте в курсе что и как происходит в компании

В приложении Power BI можно настроить любую аналитику — объемы продаж, расход канцелярских товаров, маркетинговые активности и бюджеты, анализ продаж по категориям, географии, менеджерам, финансовые отчеты и пр. Все это представляется в виде наглядных графиков и диаграмм, которыми можно делиться и обсуждать с коллегами. Совершенно бесплатно в рамках Office 365, без подключения сисадминов и вложения в отдельное ПО.

10. Всегда легальное ПО и одна подписка на 15 устройств

Мы привыкли к тому, что одну лицензию офисного пакета можно установить только на один компьютер. А одна подписка на Office 365 — это легальный пакет офисных программ для 15-ти устройств одновременно (это может быть, как Mac, так и компьютер на ОС Windows; домашний или рабочий ноутбук; планшет или смартфон).

Все обновления приложений Office 365 вы получаете автоматически и абсолютно бесплатно. И все это по доступной фиксированной ежемесячной абонентской плате.

Вы спросите сколько это стоит? От 11,09 BYN в месяц — возможные варианты смотрите на сайте.

---

И это всего лишь небольшой набор сценариев, с помощью которых вы упростите жизнь себе и своей команде.

Пока не попробуешь — не поймешь. Поэтому мы предлагаем 30 дней бесплатного тестового периода. Попробуйте Office 365 в своей работе и делайте выводы сами. Оставить заявку можно на сайте Office 365.

---

Будем рады ответить на ваши вопросы.

Евгений Андрейчук:
+375 (29) 220-70-30  |  Evgeniy.Andreychuk@softline.com