О проекте
- Заказчик: ОАО «Гроднооблавтотранс»
- Отрасль: транспорт
- Численность сотрудников: 86 человек
- Задача: создание единой экосистемы электронного документооборота, обращениями граждан и ведения делопроизводства
- Решение: поставка и внедрение решений Directum
- Сроки внедрения проекта: 60 дней
О клиенте
ОАО «Гроднооблавтотранс» работает с 1956 года. Сегодня это самая крупная транспортная организация Гродненской области. Она занимается перевозками пассажиров и грузов по территории Беларуси и за ее пределами. Среди прочих услуг «Гроднооблавтотранс» проводит диагностику технического состояния транспортных средств, организацию складов временного хранения грузов, находящихся в режиме таможенного контроля.
В состав «Гроднооблавтотранса» входит головная организация в Гродно, а также 10 филиалов в городах Гродненской области.
Задача
В ОАО «Гроднооблавтотранс» был реализован лишь классический бумажный документооборот. Это замедляло принятие решений и повышало затраты организации на печать документов. Перед командой Noventiq Belarus стояла задача построить единую экосистему электронного документооборота для решения самых важных вопросов:
- ведение делопроизводства;
- контроль исполнения поручений руководителя;
- работа с обращениями граждан.
Решение
Для решения поставленных задач команда Noventiq Belarus внедрила в головном предприятии ОАО «Гроднооблавтотранс» коробочные варианты решений Directum. При таком варианте на реализацию проекта уходит гораздо меньше времени.
Электронное делопроизводство и управление договорами
После внедрения изменений, все поступающие документы вносятся в электронную систему – либо из почты, либо после сканирования. Документ автоматически регистрируется в системе в соответствии с шаблоном.
Контроль за исполнением поручений руководства
С помощью решения Directum была автоматизирована система контроля за исполнением поручений руководителя. Теперь у сотрудников ОАО «Гроднооблавтотранса» появилась возможность:
- формировать поручения в электронном и печатном виде (для сотрудников, не работающих в системе);
- отслеживать своевременное исполнение поручений и указаний руководства;
- автоматизировать выполнение поручений;
- фильтровать по различным параметрам списки входящих, исходящих и внутренних документов, доверенностей и поручений.
Работа с обращениями граждан
Ранее в «Гроднооблавтотранс» не было специализированного цифрового решения по работе с обращениями граждан. В решении от Directum обработка обращений начинается с его регистрации в системе. Сотрудник создает обращение, прикрепляет к нему полученные электронные документы или скан-копии бумажных.
Порядок и сроки работ удобно отслеживать в карточке обращения. Так сотрудники могут вовремя оценить ситуацию и ответить на обращение не нарушая сроков, заложенных законодательством. При необходимости время исполнения работ по обращению можно продлить. В таком случае сотрудник отправляет заявителю уведомление, подготовленное по предусмотренному в решении шаблону.
Если решение вопроса не входит в компетенцию организации, обращение можно переадресовать в другое ведомство. В этом случае сотрудник создает в системе сопроводительное письмо и согласовывает его с руководителем отдела по регламенту, затем направляет в нужную организацию.
Результат
Внедрение в головном предприятии ОАО «Гроднооблавтотранс» (с перспективой расширения на филиалы предприятия) решений Directum позволило наладить цифровое ведение делопроизводства, управление договорами. Это ускорило работу с документами, сократило время регистрации входящих документов. Все процессы стали более прозрачными и удобными для пользователей, что положительно сказалось на эффективности сотрудников и повышении производительности.
Автоматизация контроля за исполнением поручений повысило исполнительскую дисциплину в организации, а внедрение электронной системы для работы с обращениями граждан минимизировало риски по нарушению сроков.
«Реализация этого проекта позволила ОАО «Гроднооблавтотранс» выйти на новую ступень цифрового развития, повысить исполнительскую дисциплину и производительность труда. Сотрудники Noventiq Belarus зарекомендовали себя высококлассными специалистами и профессионалами в своей сфере деятельности», - отметил генеральный директор ОАО «Гроднооблавтотранс» Д.В.Харченко.
ОАО «Гроднооблавтотранс» выражает благодарность компании ООО «СофтЛайнБел» за совместную плодотворную работу по внедрению современных технологий по цифровизации документооборота на базе системы Directum.
Реализация этого проекта позволила ОАО «Гроднооблавтотранс» выйти на новую ступень цифрового развития, повысить исполнительскую дисциплину и производительность труда. Сотрудники СофтЛайнБел зарекомендовали себя высококлассными специалистами и профессионалами в своей сфере деятельности.
Надеемся на дальнейшее сотрудничество наших организаций в решении задач по цифровой трансформации.
В августе 2022 года был заключен договор между ООО «СофтЛайнБел» и ГУ «Гродненский городской центр для обеспечения деятельности учреждений сферы образования» на приобретение прав на компьютерную программу Effection Studio – Профориентация.
Договор был исполнен в кратчайшие сроки, качественно и со всеми учтенными пожеланиями заказчика.
ГУ «Гродненский городской центр для обеспечения деятельности учреждений сферы образования» выражает благодарность и рекомендует ООО «СофтЛайнБел» как опытного и исполнительного поставщика.
Наше сотрудничество с Noventiq Belarus начиналось с закупки лицензионного ПО фирмы Microsoft в 2007 году. Выбор пал на компанию Noventiq Belarus , она является партнером большого количества производителей программного и аппаратного обеспечения. Имеет высочайшие партнерские статусы всех ключевых вендоров.
Noventiq Belarus всегда предлагает решения, наилучшим образом решающие наши задачи. Нам нравится работа менеджеров, инженеров и технических специалистов, обслуживающих нас. Они помогают выбрать оптимальные IT-решения, и самое главное, в кратчайшие для нас сроки. Успехов Вам!
ООО "ОМА" выражает благодарность за плодотворное сотрудничество в рамках проведения аудита информационной системы предприятия и дальнейшего проектирования системы защиты информации предприятия.
Оперативное реагирование сотрудников "СофтЛайнБел" позволило предприятию в кратчайшие сроки решить все поставленные задачи. Мы верим в сохранение сложившихся деловых и дружеских отношений, надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.
С компанией Noventiq Belarus сотрудничаем около года. Выбор пал именно на Noventiq, т.к. предоставляются достаточно демократичные цены и обслуживают хорошие менеджеры, с которыми приятно работать. Наше сотрудничество начиналось с приобретения пакета программ Microsoft (windows, office, exchange). С компанией удобно работать, т.к. предоставляется вся информацию о продукте, дается возможность непосредственно пообщаться с представителями разработчиков программ.
Прежде всего, хочется выразить благодарность всем сотрудникам Noventiq Belarus, которые принимали участие в проекте по реорганизации IT-инфраструктуры компании Ziko.
Весь проект, от первого письма с запросом коммерческого предложения до экстренной поддержки при нештатной ситуации, прошел в конструктивной и дружеской атмосфере. К сожалению, сейчас редко встречаются настолько гармоничные команды.
Наша компания поставила перед собой задачу уйти от внутренних разношёрстных решений по обеспечению коллективного доступа к файлам и почте, и завязать все сервисы компании на одном универсальном аккаунте, который позволил бы улучшить коллективную работу и обеспечивал бы максимальную защиту данных и информации.
Сервис G Suite отлично справился с этой задачей. Он позволил осуществить единый вход в подавляющее большинство сервисов компании, а так же предоставил возможность совместной работы в облаке.
Мы уверены, что сервисы G Suite являются оптимальным решением для бизнеса ИТ компаний, обеспечивая высокий уровень безопасности, комфорта в работе и в полной мере оправдывают затраты на их внедрение и содержание
С компанией Noventiq Belarus наше предприятие сотрудничает с 2012 года. Столкнувшись с необходимостью подобрать программное обеспечение и грамотно решить технические моменты, связанные с внедрением нового софта, обратились к сотрудникам Noventiq Belarus – с тех пор и сотрудничаем. На сегодняшний день прорабатываем совместно вопросы, связанные с внедрением новых программных продуктов, обучением и повышением квалификации наших специалистов, а также оптимизацией вычислительных и локальных сетей.
Компания Noventiq Belarus зарекомендовала себя надежным и грамотным партнером, ценящим время и имеющим профессиональный подход к решению задач.
РУП «Могилевэнерго» сотрудничает с компанией Noventiq Belarus с 2002 г. Наше сотрудничество началось с закупки антивирусного и офисного программного обеспечения. На сегодняшний день мы закупаем через Noventiq широкий перечень программного обеспечения различных вендоров и различного назначения.
Компания Noventiq Belarus, обладая большим кругом компетенций и впечатляющим портфелем предложений от различных вендоров, постоянно предлагает нам решения, оптимально удовлетворяющие нашим потребностям по минимальным ценам.
В нашей совместной работе нам нравится комплексный подход к клиентам: имеется в виду не только продажа программного обеспечения, а и консультации, повышение квалификации персонала, тематические семинары и регулярные вебинары, позволяющие быть нашим ИТ-специалистам в курсе современных тенденций.
Мы приобрели уверенность, что компания компанией Noventiq Belarus не позволит нам утонуть в море ИТ-технологий и всегда придет на помощь, предложив оптимальное для нас решение по соотношению цена-качество!
Мы хотели бы пожелать компании Noventiq Belarus дальнейшего благополучия и процветания, расширения компетенций, своевременного реагирования на постоянные изменения рынка ИТ!